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0 Módulos | 0 Tareas
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Carga Laboral (Horas Totales)
Un plan estratégico para erradicar la dependencia de Toursys, GTI, Monday, Safari y el desarrollo web externo. Recuperemos el control de la operación, cerremos las fugas de capital y transformemos ese gasto en un sistema que le pertenezca a Terranova Origen.
Iniciar Auditoría EjecutivaEsta propuesta plantea sustituir las dependencias externas del negocio —Toursys, GTI, Monday.com, Safari y el desarrollo del sitio web corporativo— por un ecosistema propio, construido in-house y potenciado por IA. Antes del detalle técnico, financiero y legal, estas son las cifras que resumen la decisión.
Ahorro proyectado a 3 años (OPEX + CAPEX evitado, ver sección 09)
Propiedad del código y los datos
Primeros resultados en semanas, no meses
Reducción de licenciamiento anual (OPEX)
Variación contable tolerada al migrar (Fase 6)
La arquitectura actual genera fugas de capital y silos de información.
El cotizador, proveedores, clientes, operaciones y contabilidad dependen de un licenciamiento cerrado. La empresa se ve obligada a adaptar sus flujos al software, limitando la innovación y pagando miles de dólares mensuales (Vendor Lock-in).
Se paga un licenciamiento a un intermediario para emitir facturas. Técnicamente, las credenciales ATV de Hacienda poseen una API nativa gratuita que permite la facturación directa desde nuestro propio sistema contable.
La gestión de tareas y tableros financieros están desconectados del sistema principal. Cada nuevo usuario requiere una nueva licencia de pago, penalizando el crecimiento y fragmentando la información.
Se paga un sistema externo adicional para transformar cada cotización en un itinerario visual. La información viaja dos veces —al cotizador y luego a Safari— duplicando trabajo y multiplicando el riesgo de error entre ambos sistemas.
El sitio web corporativo está en desarrollo, liderado por uno de los socios — un proyecto valioso que ya está en marcha. La decisión que tenemos por delante es cómo lanzarlo: conectado nativamente al mismo ecosistema de datos desde el primer día, o como un sistema aparte que después requiera integrarse a mano. Cuanto antes se alinee esta pieza, menos trabajo de integración hará falta más adelante.
Un ecosistema Serverless in-house construido sobre infraestructura Cloudflare de grado empresarial.
¿Esto no es simplemente cambiar de proveedor por otro (Toursys/GTI/Monday/Safari → Cloudflare)? Ver la respuesta directa en la sección 04, Riesgos y Continuidad.
La razón por la que este proyecto trasciende la tecnología y se convierte en una decisión de negocio fundamental.
Pasamos de alquilar herramientas a ser dueños de nuestra propia fábrica. El código, los datos y los flujos de trabajo se convierten en un activo patrimonial de Terranova Origen, aumentando la valoración real de la empresa en lugar de engordar las cuentas de un proveedor.
Eliminamos el "Vendor Lock-in". Ya no tenemos que esperar meses a que Toursys o Safari acepten implementar un cambio, ni depender de sistemas separados para actualizar la web. Si Terranova Origen inventa un nuevo producto turístico, necesita un proceso distinto o quiere actualizar el sitio, se construye y despliega en horas a la medida exacta de nuestra operativa.
Nuestra base de datos de clientes, tarifas negociadas y márgenes de ganancia estratégicos ya no residirán en servidores compartidos con otras empresas. Estarán en infraestructura Cloudflare D1 dedicada, con cifrado en tránsito y en reposo, gestión de credenciales mediante bóveda de secretos y control de accesos por rol — el estándar que exige el cumplimiento normativo detallado en la sección 05.
En el modelo actual, crecer duele: cada usuario nuevo, vendedor o departamento implica comprar más licencias caras. Con la arquitectura Serverless in-house, podemos agregar 10, 50 o 100 usuarios nuevos y el costo operativo adicional es marginal — no escala de forma proporcional al licenciamiento por usuario. Crecimiento con fricción mínima.
Un proyecto serio no esconde sus riesgos: los reconoce y explica, en lenguaje simple, cómo se resuelven de antemano. Estas son las cuatro preguntas que cualquier persona —técnica o no— se haría al leer esta propuesta, y la respuesta honesta a cada una.
¿Qué pasa si la persona a cargo del desarrollo se ausenta o deja la empresa?
Desde el primer día, el código y toda la documentación del sistema son propiedad exclusiva de Terranova Origen — nunca de una sola persona. Todo se guarda en un repositorio de la empresa, no en un computador personal, y cada fase entregada queda explicada por escrito para que cualquier otro desarrollador pueda entenderla y seguir adelante. Si en algún momento se quiere una segunda opinión, también se puede traer a alguien externo a auditar el trabajo.
¿Podemos perder información o cometer errores contables al migrar desde Toursys?
Ningún dato histórico se migra de un día para otro. Antes del corte final, el sistema nuevo corre en paralelo con Toursys durante varias semanas (Fase 6), y ambos se comparan cifra por cifra. Solo si arrojan exactamente el mismo resultado —cero diferencias— se procede a apagar el sistema anterior. Es, en la práctica, una auditoría completa antes de confiar en el cambio.
¿Los equipos van a resistirse a dejar herramientas que ya conocen?
Ningún equipo despierta un día con un sistema nuevo sin haber sido preparado. Cada departamento recibe capacitación antes de que el cambio sea definitivo, y durante un tiempo prudencial se trabaja con ambos sistemas a la vez, para que la transición se sienta como un acompañamiento y no como una orden de un día para otro.
¿Cómo sabemos que esto no se va a extender indefinidamente?
Este no es un proyecto de "todo o nada" que solo se ve terminado hasta el final. Se construye en fases pequeñas, y cada una se revisa y se aprueba antes de arrancar la siguiente (sección 11). La primera fase, además, entrega resultados visibles en cuestión de semanas — no hace falta esperar meses para saber si esto está funcionando.
Es una pregunta justa, y la respuesta honesta es sí y no. Sí, seguimos usando la infraestructura de un tercero (Cloudflare) — ninguna empresa en el mundo opera sin servidores de algún proveedor. Pero hay una diferencia enorme frente a lo que tenemos hoy con Toursys. Cloudflare nos alquila la infraestructura básica —cómputo, base de datos, almacenamiento— tal como alquilamos electricidad o internet: es un servicio de fondo, no una caja negra que controla nuestra operación. Lo que corre sobre esa infraestructura —el código, la lógica del negocio y los datos— es 100% propiedad de Terranova Origen, escrito en tecnologías estándar y abiertas que cualquier desarrollador puede leer y continuar. Hoy no podemos salir de Toursys porque ni el código ni los datos nos pertenecen en un formato que podamos reutilizar en otro lado. Con este nuevo sistema, si algún día quisiéramos cambiar de proveedor de infraestructura, sí podríamos hacerlo — porque lo que de verdad importa, nuestra propia lógica de negocio, nunca queda encerrado en manos de nadie más.
Un ecosistema que maneja facturación, datos de clientes y contabilidad no se construye en el vacío legal. No hace falta ser abogado para entender esta sección — cada norma está explicada en lenguaje simple: qué protege, y por qué le toca directamente a este proyecto.
En términos simples: esta ley protege la información personal de cualquier persona costarricense —nombres, teléfonos, pasaportes, historial de compra— y exige que quien la guarde lo haga con consentimiento y con medidas de seguridad razonables. Nuestro sistema va a concentrar en un solo lugar los datos de todos los clientes y pasajeros de Terranova Origen, así que se diseña desde el inicio para cumplirla, no como un parche después.
Es el reglamento técnico que el Ministerio de Hacienda exige para que una factura electrónica sea legalmente válida: el formato exacto del archivo, cómo se firma digitalmente y cómo se transmite. Nos aplica directamente porque el sistema va a emitir las facturas nosotros mismos, sin pasar por GTI — así que tiene que cumplir esta resolución al pie de la letra desde el primer envío.
Estas normas rigen cómo se cobra el Impuesto al Valor Agregado según el tipo de servicio turístico —no todos se gravan igual— y cuánto tiempo hay que conservar los comprobantes. El motor contable calcula esto automáticamente en cada cotización, eliminando el margen de error humano que existe hoy.
Le da a un documento generado por computadora la misma validez legal que una firma de puño y letra. Gracias a esta ley, las facturas, vouchers y contratos que el sistema genere digitalmente tienen respaldo legal completo, sin necesidad de imprimir ni firmar nada a mano.
Toda empresa costarricense está obligada a llevar contabilidad ordenada, con libros que un contador o auditor puedan revisar. Las NIIF son el estándar técnico que define cómo se registra cada tipo de transacción. El motor contable de la Fase 2 se construye siguiendo estas reglas desde el diseño — es contabilidad que cualquier contador costarricense reconoce y puede auditar sin problema.
Protege al cliente final exigiendo que los precios y las condiciones de una compra sean claras, sin letra pequeña engañosa. Se refleja directamente en cómo el cotizador presenta los precios y en cómo se explican las políticas de cancelación y reembolso.
Es el marco bajo el cual el Instituto Costarricense de Turismo (ICT) regula a las empresas turísticas formales como Terranova Origen. El sistema debe generar y mantener los registros que esta actividad exige, para que la operación siga siendo, ante el ICT, tan formal como lo es hoy.
No es una ley costarricense, sino un estándar internacional de seguridad de la industria de pagos con tarjeta. Aplica porque el sistema se conecta con CompraClick — y la regla es simple: nuestro sistema nunca ve ni guarda el número de la tarjeta del cliente, esa responsabilidad se queda siempre del lado de la pasarela de pago.
La viabilidad de este proyecto radica en la optimización del recurso humano. No requerimos contratar una agencia de software externa. El desarrollo se ejecutará 100% in-house, con el desarrollo técnico y el conocimiento de negocio de todos los equipos como partes igual de indispensables del mismo recurso.
Antes de proponer el desarrollo in-house, se evaluó el panorama completo de opciones. Esta no es una decisión impulsiva — es la que sobrevive a la comparación.
Descartada — es la causa del problema, no una solución.
Descartada — no resuelve la dependencia, solo la reubica.
Válida pero cara — referencia de mercado (sección 09), no el camino elegido.
Máximo control y menor costo total, con riesgos gestionados activamente.
La pregunta obligada de cualquier área operativa: ¿vamos a perder funcionalidad al migrar? La respuesta honesta tiene dos partes: lo que Toursys ya resuelve hoy —a veces bien, a veces de forma genérica o engorrosa— y todo lo que hoy se resuelve por fuera, a mano, en documentos sueltos o en herramientas aparte, y que el sistema nuevo va a tener de forma nativa desde el diseño.
| Función | Hoy | Terranova Origen Core |
|---|---|---|
| Comercial y Cotización | ||
| Gestión de clientes | Sí (Toursys) | Nativo, integrado a todo el ecosistema (Fase 1 - Fase 3) |
| Gestión de proveedores | Sí (Toursys) | Nativo, integrado a costos y márgenes (Fase 1 - Fase 3) |
| Catálogo de servicios, tarifas y márgenes | Sí, carga manual | Generación asistida por IA desde el día uno (Fase 0) |
| Cotización completa (armado del viaje) | Sí (Toursys) | Motor de Cotización con IA asistiendo al vendedor (Fase 0 → Fase 3) |
| Sustitución, eliminación e inclusión de servicios en la cotización | Sí (Toursys) | Igual, con historial de cambios por cotización |
| Manejo de combos y paquetes | Sí (Toursys) | Igual, integrado al motor de márgenes (Fase 3) |
| Inclusión y cálculo de comisiones | No, se calcula aparte a mano | Nativo, calculado automáticamente dentro de cada cotización (Fase 3) |
| Envío de cotizaciones a clientes (plantillas automatizadas) | No, se arma a mano cada vez | Plantillas de marca automáticas, listas para enviar (Fase 0 → Fase 3) |
| Reservas y Operación | ||
| Reservaciones (con toda la edición de servicios heredada) | Sí (Toursys) | Igual, con trazabilidad completa (Fase 3) |
| Números de confirmación y correo de reservación | Sí, con plantilla genérica y limitada | Generación nativa, plantillas a la medida de marca (Fase 3) |
| Asignación de unidades de transporte, choferes y guías | No — la función existe pero no se usa en la práctica | Panel de control de tráfico dedicado, hecho para usarse (Fase 3) |
| Brief operativo | No, se arma en documentos sueltos | Generado dentro del expediente, siempre actualizado (Fase 3) |
| Control de pasaportes | No, se maneja aparte | Integrado al expediente de cada viajero (Fase 3) |
| Visión operativa unificada por expediente | No, la información vive repartida en varios lugares | Un solo expediente digital con estructura, notas, evidencia, pasaportes y brief operativo (Fase 4) |
| Finanzas y Control | ||
| Aprobación de pagos internos | Sí, poco amigable | Flujo de aprobación nativo integrado a contabilidad (Fase 2) |
| Registro financiero de clientes y proveedores para análisis | Sí, pero limitado | Integrado nativamente a BI (Fase 4) |
| Estados financieros | Sí, engorroso y poco limpio | Motor contable de partida doble, reportes limpios bajo NIIF (Fase 2) |
| Estadísticas y reportes descargables | Sí, limitadas y genéricas | Dashboards a la medida del negocio (Fase 4) |
| Solicitud y control de pagos a proveedores hacia Finanzas | No, se gestiona por fuera (correo/Excel) | Flujo de solicitud y aprobación nativo, sin salir del sistema (Fase 2) |
| Control de evidencia, confirmaciones, comprobantes y facturas | No, se guarda disperso | Adjunto y trazable dentro de cada expediente (Fase 2 → Fase 4) |
| Manejo de liquidaciones de guías | No, se resuelve manualmente | Flujo nativo de liquidación, conectado a contabilidad (Fase 2) |
| Reporte de gastos con tarjeta de crédito corporativa | No, se resuelve manualmente | Registro nativo conectado al motor contable (Fase 2) |
| Solicitud de reintegros de caja chica | No, se resuelve manualmente | Flujo de solicitud y aprobación nativo (Fase 2) |
| Autoservicio | ||
| Autoservicio de liquidaciones para guías | No existe | Los guías presentan su liquidación desde su propia app (Fase 4 → Fase 5) |
| Autoservicio para tarjetas y cajas chicas | No existe | Los responsables presentan su reporte desde su propia app (Fase 4 → Fase 5) |
| Reemplazo de Sistemas de Terceros | ||
| Facturación electrónica | GTI (intermediario) | Conexión directa a Hacienda API 4.4 (Fase 2) |
| Gestión de tareas y tableros | Monday.com | Tableros Kanban nativos (Fase 4) |
| Itinerarios visuales premium | Safari (externo) | Generador gráfico nativo (sección 02, Arquitectura) |
| Pasarela de pagos | CompraClick (directo) | Se mantiene, integrada nativamente (Fase 2) |
| Documentos y notificaciones | Manual (SharePoint/Outlook sueltos) | Integración M365 nativa (Fase 4) |
| Sitio web corporativo | En desarrollo por un socio, aún no integrado | Mismo ecosistema y despliegue, conectado nativamente (sección 02) |
Proyección comparativa a 3 años: Arrendamiento SaaS de terceros vs. Activo Patrimonial Propio.
Cotización de mercado estimada para un desarrollo "Llave en Mano" con una agencia externa profesional (equipo de 6 personas, ejecución en 8 a 10 meses).
| Módulo / Componente | Horas (Aprox) | Costo Estimado (USD) |
|---|---|---|
| Discovery, UX/UI y Arquitectura | 300 hrs | $15,000 - $22,000 |
| Motor Core Turismo (Clon Toursys) | 800 hrs | $40,000 - $60,000 |
| Motor ERP Dinámico (Clon Monday) | 600 hrs | $30,000 - $45,000 |
| Integraciones (Hacienda CR y MS 365) | 200 hrs | $10,000 - $15,000 |
| Capa de Inteligencia Artificial | 250 hrs | $12,500 - $18,000 |
| QA, Pruebas y DevOps (Cloudflare/CI-CD) | 350 hrs | $17,500 - $25,000 |
| Costo Total Agencias de Software | ~2,500 hrs | $125,000 - $185,000 |
Ahorro Recurrente (OPEX)
~$41,400 → ~$2,940/año
Se repite cada año que el sistema esté operando. Es la base de la tendencia de ahorro del gráfico siguiente.
Inversión Evitada (CAPEX, una sola vez)
$125,000 - $185,000
No se repite cada año — se suma una sola vez al ahorro acumulado, no debe confundirse con ahorro recurrente.
Al ejecutar la ingeniería in-house apoyados por IA, la empresa elude un Gasto de Capital (CAPEX) valorado entre $125,000 y $185,000 USD que cobraría una agencia externa —una sola vez—, y elimina casi $38,500 USD anuales de fugas recurrentes en licencias SaaS (Toursys, GTI, Monday y Safari), incluso considerando ya el costo de la suscripción de IA en su escenario más alto (OPEX). ¿Cuál es el ahorro acumulado de esos primeros tres años de operación? Supera los $270,000 USD. Como no existe un desembolso de capital inicial significativo —el desarrollo se absorbe en el salario ya presupuestado—, el punto de equilibrio se alcanza prácticamente desde que cada proveedor se apaga por fase: no es una apuesta a largo plazo, es una corrección inmediata de márgenes.
Nota: si se dispone de la cifra aproximada de ingresos anuales de Terranova Origen, este ahorro puede expresarse adicionalmente como puntos de margen operativo recuperado — una métrica que suele pesar más en decisiones de Junta Directiva que el monto absoluto.
Cómo se medirá objetivamente que el proyecto cumplió lo prometido, fase a fase y después del lanzamiento.
Reducción medible del tiempo que Ventas tarda en armar y enviar una cotización, comparado contra el proceso actual con Toursys.
% de facturas electrónicas emitidas de forma 100% automática, sin corrección manual, tras el cierre de la Fase 2.
0% de variación entre el sistema nuevo y Toursys en la auditoría de cierre de la Fase 6, condición obligatoria para migrar.
Uso activo mensual del sistema por Ventas, Reservas, Operaciones y Contabilidad, medido a partir de la Fase 7.
Tiempo de respuesta a una solicitud de cambio o nueva funcionalidad, comparado contra los tiempos históricos de espera a Toursys.
Costo real de infraestructura Cloudflare vs. el estimado de la sección 09, revisado cada trimestre.
Esto no es un cheque en blanco. Cada fase de la sección 12 se entrega, se valida y se aprueba antes de continuar a la siguiente — Gerencia mantiene control de avance en todo momento.
Al cerrar cada fase se presenta una demo funcional real, no un reporte de avance en papel.
El departamento directamente afectado (Contabilidad, Ventas, Operaciones, según la fase) valida que la fase resuelve lo que necesita.
Gerencia General firma el avance (go/no-go) antes de liberar el inicio de la siguiente fase.
Desarrollo modular progresivo en 8 fases. Construiremos y probaremos en paralelo sin interrumpir ni migrar las operaciones hasta estar 100% listos — cada fase con su propio checkpoint de aprobación (sección 11).
A diferencia de un proyecto tradicional donde nada se ve funcionando hasta el final, esta fase entrega valor operativo real en semanas. El objetivo es doble: resolver dolores inmediatos de Ventas y validar la metodología de desarrollo asistido por IA con resultados medibles antes de comprometer la arquitectura contable completa.
Ningún sistema contable o turístico se construye a ciegas. Esta fase mapea cómo trabaja cada departamento hoy —incluyendo excepciones y casos atípicos— y diseña la base de datos central que evitará que la información se duplique o se desincronice entre módulos.
La columna vertebral financiera del ecosistema. Se construye un motor de partida doble que no permite asientos desbalanceados, se conecta directamente con Hacienda —eliminando la intermediación de GTI— y se automatiza todo el control financiero operativo que hoy se resuelve a mano, fuera del sistema.
Con la base contable ya operando, se construye la capa turística que Toursys resuelve hoy — pero conectada nativamente a la contabilidad, sin doble digitación. Cada cotización confirmada genera automáticamente sus asientos contables.
Con los datos ya fluyendo limpios desde las fases anteriores, esta fase los convierte en información visual para la gestión diaria y la toma de decisiones gerenciales, sustituyendo Monday.com y centralizando documentos con Microsoft 365.
Todo lo anterior mejora la operación interna; esta fase proyecta valor hacia afuera. Aquí es donde el itinerario gráfico que hoy genera Safari se entrega de forma nativa: el cliente final recibe una bóveda segura en su teléfono con su itinerario visual, vouchers y facturas, sin instalar ninguna aplicación — elevando la percepción de marca en el momento más sensible: durante el viaje.
Antes de apagar un solo sistema externo, el sistema nuevo corre en paralelo con Toursys durante un periodo controlado. Se exige una auditoría de cierre que cruce los balances de ambos sistemas: si hay variación contable, no se avanza. Esta es la garantía de que la migración no cuesta ni un centavo en errores.
Solo con la Fase 6 certificada se ejecuta la transición final: migración de datos históricos, cambio de entorno a producción, y desconexión formal de todos los licenciamientos externos.
Esta propuesta se resume en una sola pregunta para Gerencia y Junta Directiva: ¿aprobamos convertir un gasto recurrente en un activo propio? Concretamente, esto es lo que se solicita.
Se solicita aprobación para:
Asignación formal de tiempo del área de Producto y Sistemas a la ejecución de las 8 fases, sin descuidar la continuidad operativa mínima del día a día.
Cobertura de infraestructura Cloudflare (~$45/mes) y de la membresía de herramientas de IA para desarrollo asistido (ver sección 06).
Usuario y PIN criptográfico ATV de Hacienda, acceso administrativo a CompraClick, y accesos de lectura a Microsoft 365 para las integraciones de las Fases 2 y 4.
Revisión de resultados de la Fase 0 en un plazo corto desde la aprobación, como primera validación tangible y de bajo riesgo de esta propuesta.
Cada cifra, cada riesgo y cada fase de este documento se pensó para resistir preguntas, no para evitarlas. La decisión que queda sobre la mesa no es técnica — es dejar de alquilar el futuro de Terranova Origen y empezar a construirlo.
Todo lo anterior deja de ser una idea a partir de aquí. Lo que sigue es el mismo tablero de control (Gantt/SDLC) que se usará para ejecutar, medir y auditar cada fase de este proyecto — en vivo, no como una promesa aparte.
Enterprise Management Grid
Volumen
0 Módulos | 0 Tareas
Cronograma Global
Despliegue General